Een sluitende en controleerbare rittenregistratie bij een ter beschikking gestelde personenauto is voldoende bewijs voor de Belastingdienst. Een rittenregistratie moet echter aan een aantal eisen voldoen.

De Belastingdienst noemt de volgende algemene punten:

• Het merk van de auto;
• Het type van de auto;
• Het kenteken van de auto;
• De periode waarin u de auto tot uw beschikking hebt;

Daarnaast moeten per rit (dit is de enkele reisafstand tussen twee adressen) de volgende zaken geregistreerd zijn:

• Begin- en eindstand van de kilometerteller;
• Vertrek- en aankomstadres: als de berijder vanaf zijn werkadres naar een afspraak rijdt en daarna weer terug, schrijft hij de aankomst- en vertrekadressen op van zowel de heen- als de terugreis;
• Route die u heeft gereden, als u niet de meest gebruikelijke route heeft genomenprivérit of zakelijke rit;
• Privé-omrijdkilometers als u tijdens dezelfde rit zakelijke kilometers en privékilometers rijdt;

Een ritregistratie moet vervolgens controleerbaar zijn. De Belastingdienst noemt hier de volgende punten die uw ritregistratie controleerbaar maken:

• Kantooragenda’s (mag ook digitaal);
• Orderbriefjes;
• Garagenota’s;
• Elektronische routeplanners;
• Uitnodigingen voor zakelijke events;
• Privéagenda om ritten te verklaren;

De bewijslast rust op de berijder van de auto. Hij wordt gevraagd zowel de rittenregistratie als de controlemiddelen tot en met 5 jaar na afloop van het kalenderjaar te bewaren. De Belastingdienst kan er bij een controle altijd om vragen.

De Belastingdienst kan naast de door de berijder zelf bijgehouden rittenregistratie en de aanvullende informatie ook gebruik maken van andere gegevens om de rittenregistratie te controleren. Zo worden er gegevens van het Centraal Justitieel Incassobureau gebruikt (boetes). Ook worden flitsauto's ingezet om te controleren bij bijvoorbeeld grensovergangen tijdens de schoolvakanties of bij pretparken. Tenslotte komen er gegevens beschikbaar van permanente controles op autosnelwegen.