Sinds 1 januari 2015 hebben we te maken met de werkkostenregeling in de loonheffing. Hierin kan 1,2 procent van het loon onbelast via de vrije ruimte besteed worden. Het meerdere wordt belast tegen 80 procent eindheffingsloon (tenzij op het moment van verstrekken het voordeel op individuele basis bij de werknemer wordt belast).

Er zijn drie categorieën kosten die niét ten kosten van de vrije ruimte gaan:

• Nihil-waarderingen. Voor zaken die de werkgever in bruikleen ter beschikking stelt aan de werknemer. Denk hierbij aan werkplek-gerelateerde kosten, zoals bedrijfsfitness, vaste computer, kopieermogelijkheden, rentevoordeel op bepaalde personeelslening, consumpties op de werkplek (exclusief maaltijd) en ter beschikking gestelde bedrijfskleding.

• Intermediaire kosten. Er is sprake van een vergoeding voor bedragen die de werknemer in opdracht van de werkgever voorschiet. De terugbetaling van het voorgeschoten bedrag is geen loon en valt dus ook niet onder de werkkostenregeling.

• Gerichte vrijstellingen. Mits voldaan aan het noodzakelijkheidscriterium, hetgeen inhoudt dat de werknemer zonder deze voorziening zijn werk niet goed kan uitoefenen. Uit de administratie van de werkgever zal de gerichte vrijstelling moeten blijken.

Voor het noodzakelijkheidscriterium gelden wel enkele eisen:

• De voorziening is naar het redelijke oordeel van de werkgever nodig voor een behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking;

• De werkgever betaalt de voorziening en rekent de kosten (geheel of gedeeltelijk) niet door aan de werknemer;

• De werknemer moet de voorziening teruggeven aan de werkgever als hij deze niet meer nodig heeft voor de dienstbetrekking.

Bij gerichte vrijstellingen kan gedacht worden aan het ter beschikking stelling van gereedschap en veiligheidsschoenen (vaak in CAO geregeld), reiskosten van maximaal € 0,19 per kilometer, cursussen, zakelijke maaltijden en mobiele communicatiemiddelen.

Update werkkostenregeling: Personeelsfeesten.

Tijdens een online seminar van de belastingdienst van 3 februari 2015 is aangegeven dat ook maaltijden en consumpties tijdens een bedrijfsfeest na een studiedag "in het kader van de dienstbetrekking" op een externe locatie in zijn geheel onder de gerichte vrijstellingen zouden kunnen vallen.

Dusdoende blijven de hapjes, het lopende buffet, de drankjes, de reiskosten en eventuele overnachtingskosten onbelast bij de werknemer (vormen geen onderdeel van de werkkostenregeling). Alleen de kosten van een optredend artiest zouden niet onder de gerichte vrijstelling kunnen worden gevoegd.

Op 17 maart 2015 heeft de belastingdienst 77 vragen en antwoorden op haar site gepubliceerd. De dienst komt hierin terug op haar toezegging van 5 februari 2015.

Er zal onderscheid gemaakt moeten worden tussen de activiteiten die een zakelijk karakter hebben (de daarmee samenhangende kosten van reis - en verblijfskosten vallen onder de gerichte vrijstelling, voldoen aan noodzakelijkheidscriterium) en de activiteiten die een consumptief karakter hebben (loon voor de werknemer of loon in de vrije ruimte).

Voorbeelden:

• Een ontbijtsessie voor de werknemers op een externe locatie is gericht vrijgesteld als de ontbijtsessie vooral een zakelijk karakter heeft.

• Een evenement of seminar voor zakelijke relaties, waaraan ook de werknemers deelnemen, is gericht vrijgesteld vanwege het zakelijke karakter.

• Een personeelsreis om een bedrijfsjubileum te vieren, een skivakantie om de samenwerking tussen de werknemers te bevorderen, een teamuitje met partners van de werknemers, een middag paintballen en een interne nieuwjaarsreceptie vormen allemaal belast loon dat de werkgever naar keuze ook kan aanwijzen in de vrije ruimte.

• Als een (niet zakelijk) personeelsfeest plaats vindt op de eigen locatie, zal de werknemer een bedrag van € 3,20 per maaltijd tot het loon gerekend krijgen, tenzij de werkgever dit loon aanwijst in de vrije ruimte.